Меню навигации
Решаемые бизнес-задачи
Любая организация при увеличении штата сотрудников и расширении направлений деятельности сталкивается с тем, что документация подготавливается сотрудниками по-разному, единые стандарты и шаблоны либо не разработаны вовсе, либо не используются. Чаще всего это связано с тем, что нет единого поддерживаемого в актуальном состоянии ресурса, откуда сотрудники могли бы брать действующие версии шаблонов документов.
Компонент «АСПРОМ.Шаблоны документов» позволяет создавать документы на основе заложенных в Системе шаблонов, а также автоматически заполнять документы, созданные на основе шаблона, значениями атрибутов карточек элементов.
Компонент «АСПРОМ.Шаблоны документов» позволяет решать следующие бизнес-задачи организации:
- унификация документов, разрабатываемых сотрудниками;
- сокращение времени на заполнение документов, созданных по шаблонам.
Компонент «АСПРОМ.Шаблоны докуменов» входит в состав всех модулей:
«АСПРОМ.Делопроизводство»
Модуль позволяет организовать единый электронный архив документов (входящих и исходящих писем, ОРД и прочих управленческих документов) и автоматизировать процессы работы с ними
«АСПРОМ.Управление проектами и задачами»
Модуль предназначен для планирования и управления ресурсами, используемыми в проектах, составления графика работ и контроля исполнения работ по проектам
«АСПРОМ.Управление взаимодействием»
Модуль предназначен для организации удобного и эффективного планирования и осуществления взаимодействий с клиентами, а также накопления и использования опыта предыдущих взаимодействий для достижения наилучшего эффекта в работе организации
«АСПРОМ.Управление ПСД»
Модуль позволяет создать единый структурированный архив проектной и рабочей документации и предназначен для организации совместной работы сотрудников с документацией
«АСПРОМ.Управление ПСД для Заказчика»
Модуль позволяет организовать единый структурированный электронный архив ПСД и сопроводительной документации и автоматизировать процессы работы с ними с использованием настраиваемых матриц согласованияОписание компонента
Компонент «АСПРОМ.Шаблоны документов» позволяет задать для каждого типа контента документа доступные шаблоны..
Компонент «АСПРОМ.Шаблоны документов» позволяет хранить и поддерживать в актуальном состоянии неограниченное число шаблонов документов. Для каждого типа контента документа предусмотрена настройка доступных для него шаблонов (Рис. 1).
При создании документа из шаблона, пользователь выбирает необходимый тип контента (например, «Исходящее письмо» или «Коммерческое предложение»), и для выбора становятся доступными только шаблоны, настроенные для выбранного типа контента.
Рис. 1. Форма задания доступных шаблонов
Дополнительно предусмотрена возможность создания документа на основе пустого шаблона. В этом случае после первого сохранения откроется для редактирования пустой документ.
Если в шаблоне заданы параметры вставки данных из карточки документа, то в создаваемом по шаблону документе значения атрибутов карточки будут проставлены в заданных позициях.
В документ, созданный на основе шаблона, значения атрибутов карточки подставляются по кнопке и в любой момент могут быть обновлены (Рис. 2). Текст, вставленный автоматически, возможно отредактировать вручную.
Рис. 2. Схема подстановки значений атрибутов в шаблон
Автоматическая подстановка значений атрибутов в текст доступна для документов, созданных в приложении MS Office Word 2010 и выше.
Эффект от внедрения
С использованием компонента «АСПРОМ.Шаблоны документов»:
- обеспечивается унификация разрабатываемой документации
- соблюдается единый стиль за счет того, что сотрудники всегда работают с актуальными версиями шаблонов документов
- значительно сокращается время на заполнение документов за счет подстановки значений атрибутов карточки в текст
- минимизируются ошибки, связанные с человеческим фактором.
