Начиная с октября 2009 года, ООО «Северо-Запад Инвест» реализует инвестиционный проект комплексного освоения территорий, расположенных между Водосливным каналом на юге города Сестрорецка и Комплексом защитных сооружений от наводнений Санкт-Петербурга в границах поселков Лисий Нос и Горская. Проект направлен на формирование качественно новой среды обитания человека, удобной для проживания, работы и отдыха, а также решение проблемы депрессивных прибрежных территорий восточной части акватории Финского залива.
В октябре 2012 года руководство ООО «Северо-Запад Инвест» приняло решение о внедрение системы электронного документооборота. Основной целью была формализация процессов управления договорными документами и исполнения документов.
В ходе проекта были автоматизированы следующие процессы:
- Согласование, подписание и регистрация договоров;
- Регистрация и отправка на исполнение входящих, исходящих и внутренних документов;
- Контроль исполнения поручений;
- Настройка интеграции справочников с системой 1С;
- Ведение электронного архива документов;
- Ведение архива проектно-сметной документации.
В рамках проекта внедрения DIRECTUM в ООО «Северо-Запад Инвест» обучено 30 сотрудников. Для того, чтобы сотрудники могли работать в дальнейшем без обучения, были разработаны подробные пользовательские инструкции по автоматизированным бизнес-процессам. Проект позволил формализовать процесс согласования договорных документов и сделать его прозрачным и понятным для всех сотрудников. Перевод работы канцелярии в систему DIRECTUM позволил упорядочить регистрацию документов и исключить потери документов. Сотрудники получили оперативный доступ к документам, требующимся им для работы. Также был организован архив проектно-сметной документации, который позволил хранить разрабатываемые документы, и обеспечил их быстрый поиск. С вводом системы DIRECTUM в промышленную эксплуатацию исчез риск не регламентированной отработки и согласования документов, увеличилась скорость согласования документов и исполнительность сотрудников.
