С 05.03.2007 по 31.07.2007 были выполнены работы по централизации процессов учета персонала и расчета заработной платы во всех подразделениях, таких как:
- Отдел кадров аппарата управления ООО «Балтнефтепровод» (далее ОК АУП);
- Отдел организации труда и заработной платы аппарата управления ООО «Балтнефтепровод» (далее ООТиЗП АУП);
- Управление бухгалтерского учета и отчетности филиал ТНФ в г.С-Петербург, в части расчета заработной платы (далее УБУиО АУП);
- Служба по кадрам БПТОиКО (далее ОК БПТОиКО);
- Служба планирования, труда и заработной платы БПТОиКО (далее СПТиЗП БПТОиКО);
- Отдел бухгалтерского учета и отчетности ТНФ в г.С-Петербург (подразделение в г. Всеволожск Ленинградской области), в части расчета заработной платы (далее ОБУиО БПТОиКО);
- Отдел кадров Ярославского РНУ (далее ОК ЯРНУ);
- Служба организации труда и заработной платы Ярославского РНУ (далее СОТиЗП ЯРНУ);
- Отдел бухгалтерского учета и отчетности ТНФ в г. Ярославль, в части расчета заработной платы (далее ОБУиО ЯРНУ);
- Отдел кадров Великолукского РНУ (далее ОК ВРНУ);
- Служба организации труда и заработной платы Великолукского РНУ (далее СОТиЗП ВРНУ);
- Отдел бухгалтерского учета и отчетности ТНФ в г. Великие Луки, в части расчета заработной платы (далее ОБУиО ВРНУ).
В рамках данного проекта было доработано и разработано 102 отчетные формы различной степени сложности, которые соответствовали всем требования принятого документооборота в АК «Транснефть» и ООО «Транснефть Финанс».
В результат выполнения работ были автоматизированы следующие ЕДИНЫЕ процессы для всех подразделений:
Перечень процессов кадровых служб
УП-001: Прием на работу
1.1. УП-001-1: Прием личного заявления от соискателя
1.2. УП-001-2: Выписка направлений в различные инстанции (подразделения) для сбора справок, информации, согласований
1.3. УП-001-3: Формирование приказа о приеме на работу
1.4. УП-001-4: Оформление трудового договора
1.5. УП-001-5: Согласование и утверждение приказа
1.6. УП-001-6: Формирование личной карточки в картотеке сотрудников
1.7. УП-001-7: Прием получателя единовременных выплат (пенсионера, родственника пенсионера)
УП-002: Перевод сотрудника
2.1. УП-002-1: Прием личного заявления работника о переводе
2.2. УП-002-2: Формирование приказа о переводе
2.3. УП-002-3: Согласование и утверждение приказа
2.4. УП-002-4: Оформление Дополнительного соглашения к трудовому договору
2.5. УП-002-5: Формирование записи о новом назначении в личной карточке сотрудника в картотеке
УП-003: Формирование приказов на поощрения и взыскания
3.1. УП-003-1: Прием служебной записки о поощрении/взыскании из структурных подразделений
3.2. УП-003-2: Формирование приказа о поощрении/взыскании
УП-004: Учет командировок
4.1. УП-004-1: Прием служебной записки о направлении сотрудника в командировку из структурных подразделений
4.2. УП-004-2: Формирование Приказа о направлении в командировку, Служебного задания для направления в командировку, Командировочного удостоверения
УП-005: Оформление отпусков
5.1. УП-005-1: Формирование графика отпусков в стуктурных подразделениях
5.2. УП-005-2: Формирование приказа на ежегодный основной оплачиваемый отпуск на сотрудников подразделения согласно графику
5.3. УП-005-3: Формирование дополнительных отпусков (по коллективному договору, учебного отпуска, за вредные условия и др.
УП-006: Увольнение сотрудника
6.1. УП-006-1: Получение основания на увольнение сотрудника (личное заявление и др.)
6.2. УП-006-2: Выдача сотруднику обходного листа
6.3. УП-006-3: Формирование приказа на увольнение
6.4. УП-006-4: Формирование записки-расчет при увольнении
6.5. УП-006-5: Оформление соглашения о расторжении трудового договора
УП-007: Обработка Листков нетрудоспособности
7.1. УП-007-1: Получение Листка нетрудоспособности
7.2. УП-007-2: Регистрация Листка нетрудоспособности. Передача его в Отдел расчета заработной платы.
УП-008: Учет пенсионеров
8.1. УП-008-1: Формирование списков сотрудников достигших пенсионного возраста
8.2. УП-008-2: Прием заявлений сотрудников на назначение корпоративной негосударственной пенсии
8.3. УП-008-3: Оформление договора о порядке пенсионных выплат
УП-009: Формирование кадрового резерва
9.1. УП-009-1: Получение от руководителей структурных подразделений списков сотрудников (1 – 2 работника)
9.2. УП-009-2: Зачисление сотрудника в резерв. Формирование учетной карточки
9.3. УП-009-3: Формирование отчетов о сотрудниках находящихся в резерве
УП-010: Формирование графиков аттестации. Учет результатов.
10.1. УП-010-1: Формирование графиков проведения аттестации сотрудников
10.2. УП-010-2: Составление отчетов по результатам аттестации
УП-011: Формирование графиков обучения, повышения квалификации. Проверка знаний. Составление отчетов по обучению.
11.1. УП-011-1: Сбор заявок от работников и руководителей структурных подразделений на обучение
11.2. УП-011-2: Сбор заявок от работников и руководителей структурных подразделений на обучение
11.3. УП-011-3: Формирование графиков проведения повышения квалификации, обучения сотрудников
11.4. УП-011-4: Проверка знаний и составление отчетов по результатам обучения, повышения квалификации
11.5. УП-011-5: Ведет учет студентов находящихся на практике и обучающихся по договору
11.6. УП-011-6: Ведение расчетов с учебными заведениями
УП-012: Ведение карточек по форме Т-2
12.1. УП-012-1: Заполнение основных сведений о работнике
12.2. УП-012-2: Заполнение сведений об образовании сотрудника
12.3. УП-012-3: Заполнение сведений о стаже сотрудника
12.4. УП-012-4: Заполнение сведений о семейном положении и близких родственниках сотрудника
12.5. УП-012-5: Ведение информации по воинскому учету
12.6. УП-012-6: Заполнение сведений о работе на предприятии
12.7. УП-012-7: Ведение информации по отпускам сотрудников
12.8. УП-012-8: Заполнение сведений о предыдущих местах работы сотрудника
12.9. УП-012-9: Заполнение сведений о заболеваемости сотрудника
УП-013: Контроль и обработка табелей подразделений
13.1. УП-013-1: Получение табелей из структурных подразделений
13.2. УП-013-2: Проверка табелей сотрудником отдела кадров
13.3. УП-013-3: Передача табеля в Отдел труда и заработной платы
УП-014: Формирование Сведений и отчетов по кадрам, их составу и движению
14.1. УП-014-1: Отчет о численности, составе и движении
14.2. УП-014-2: Сведения о принятых, уволенных, переводах
14.3. УП-014-3: Отчеты по штатному расписанию: Штатная расстановка и вакансии
14.4. УП-014-4: Списки дней рождений и юбиляров
14.5. УП-014-5: Списки для ОМС и ДМС
УП-015: Ведение архива кадровых Документов
15.1. УП-015-1: Подготовка документов
15.2. УП-015-2: Передача документов в архив
15.3. УП-015-3: Перевод личных карточек уволенных работников в архив
Перечень процессов Отдел организации труда и заработной платы
- ОТ-001: Ведение штатного расписания
1.1. ОТ-001-1: Формирование приказов по штатному расписанию
ОТ-002: Формирование графиков работы
ОТ-003: Работа с табелем учета рабочего времени
3.1. ОТ-003-1: Проверка табелей на соответствие законодательству и нормативам
3.2. ОТ-003-2: Проверка видов явок и неявок
3.3. ОТ-003-3: Формирование табеля в Системе «Галактика»
3.4. ОТ-003-4: Получение и анализ итоговой информации
ОТ-004: Формирование отчетов
4.1. ОТ-004-1: Отчеты по штатному расписанию
4.2. ОТ-004-2: Отчеты по среднесписочной численности
4.3. ОТ-004-3: Реестры по заболеваемости и отпускам сотрудников
4.4. ОТ-004-4: Сводные отчеты по начислениям, автоматически формируемые в системе
4.5. ОТ-004-5: Итоговые отчеты, требующие разработки или доработки печатной формы
ОТ-005: Ведение справочников
Перечень процессов УБУиО филиал ТНФ
ЗП-001 Прием и проверка приказов по личному составу, приказов по основной деятельности
1.1. ЗП-001-1 Прием и проверка табелей учета рабочего времени
1.2. ЗП-001-2 Прием и проверка листков нетрудоспособности
1.3. ЗП-001-3 Прием и проверка приказов по личному составу, приказов по основной деятельности
1.4. ЗП-001-4 Прием заявлений на налоговые вычеты
ЗП-002 Расчеты в межпериод
2.1. ЗП-002-1 Расчет аванса, выплат единовременных, выходного пособия, оплаты курсов повышения квалификации.
2.2. ЗП-002-2 Расчет больничных
2.3. ЗП-002-3 Расчет отпускных
2.4. ЗП-002-4 Назначение доплат и удержаний
2.5. ЗП-002-5 Формирование реестров на перечисление в банк, платежных ведомостей на определенную дату выплаты дохода работнику
ЗП-003 Окончательный расчет Заработной платы
3.1. ЗП-003-1 Расчет заработной платы
3.2. ЗП-003-2 Расчет налогов на ФОТ
3.3. ЗП-003-3 Формирование расчетных листков
3.4. ЗП-003-4 Формирование реестров на перечисление в банк, платежных ведомостей
ЗП-004 Формирование бухгалтерских проводок
4.1. ЗП-004-1 Формирование бухгалтерских справок по начислениям, удержаниям и налогам на ФОТ по всем назначенным аналитическим разрезам
ЗП-005 Формирование справок, формирование расчетов и деклараций по налогам
5.1. ЗП-005-1 Формирование декларации по страховым взносам ОПС
5.2. ЗП-005-2 Формирование декларации по ЕСН
5.3. ЗП-005-3 Формирование расчета по авансовым платежам по ЕСН
5.4. ЗП-005-4 Формирование расчета по авансовым платежам по ОПС
5.5. ЗП-005-5 Формирование справки для уплаты ЕСН по обществу
5.6. ЗП-005-6 Формирование расчетной ведомости ФСС
5.7. ЗП-005-7 Формирование справок работникам (2 НДФЛ, справка о доходах для получения ссуды, справка о среднемесячном заработке)
5.8. ЗП-005-8 Формирование документов в ПФ
5.9. ЗП-005-9 Формирование справок по распределению затрат
ЗП-006 Формирование различных аналитических ведомостей и сводов
6.1. ЗП-006-1 Формирование аналитических ведомостей по счетам (сч. 68.03, 69, 70)
6.2. ЗП-006-2 Формирование сводов заработной платы по видам оплат по предприятию
6.3. ЗП-006-3 Формирование сводов заработной платы по статьям затрат по предприятию
6.4. ЗП-006-4 Формирование сводов заработной платы по категориям и статьям затрат по предприятию
6.5. ЗП-006-5 Формирование сводов заработной платы по видам оплат, статьям затрат, категориям работников в разрезе подразделений, участков
ЗП-007 Ведение Лицевых счетов, Налоговых карточек формы 1-НДФЛ, Индивидуальных карточек учета сумм, начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного ЕСН, страховых взносов на ОПФ, Сводной карточки учета сумм, начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного ЕСН, страховых взносов на ОПФ
