Документы являются информационной основой деятельности любой организации, поскольку в них сосредоточен основной объем ее информационных ресурсов. Поэтому улучшение и развитие системы делопроизводства – это важный процесс в повышении эффективности работы всей организации.
Модуль «АСПРОМ.Делопроизводство» позволяет организовать единый электронный архив документов (входящих и исходящих писем, ОРД и прочих управленческих документов) и автоматизировать процессы работы с ними.
Модуль «АСПРОМ.Делопроизводство» позволяет решать следующие бизнес-задачи организации:
- организация единого электронного архива документов
- регистрация документов в соответствии с ГСДОУ
- коллективная работа с документами
- контроль исполнения поручений и резолюций
- разграничение прав доступа к конфиденциальным документам
Рис. 1. Схема взаимодействия модуля «АСПРОМ.Делопроизводство» и «АСПРОМ.Управление ПСД»Модуль «АСПРОМ.Делопроизводство» зачастую используется для расширения функционала модуля «АСПРОМ.Управление ПСД» в части ведения работы с организационно-распорядительной документацией по проектам (Рис. 1).
В состав модуля «АСПРОМ.Делопроизводство» входят следующие компоненты:
«АСПРОМ.Управление рабочими процессами»
Автоматизация процессов рассмотрения, согласования и утверждения документации, а также процесса выдачи поручений и контроля их исполнения
«АСПРОМ.Шаблоны документов»
Создание документов на основе заложенных в Системе шаблонов, а также автоматическое заполнение документов, созданных на основе шаблона, значениями атрибутов карточек элементов
«АСПРОМ.Организационная структура»
Структурированное хранилище данных о подразделениях и сотрудниках организации
«АСПРОМ.Замещение пользователей»
Организация работы замещающего пользователя с задачами замещаемого на период отсутствия
«АСПРОМ.Связи»
Автоматическое или ручное связывание элементов Системы, которые логически связаны между собой
«АСПРОМ. Электронная подпись»
Подписание электронных документов квалифицированной электронной подписьюВедение электронного архива
Электронный архив документов позволяет централизованно хранить входящую и исходящую корреспонденцию и прочие управленческие документы.
Электронный архив документов включает следующие возможности:
- хранение документов осуществляется в виде карточки (с набором необходимых атрибутов) с прикрепленным к ней файлом в практически любом формате
- ведение видов документов для удобства категоризации (письмо, претензия, распоряжение и пр.)
- настройка версионности документов
- настройка необходимых атрибутов карточек документов (обязательных и не обязательных): Вид документа, Контрагент (Адресат), Содержание, Проект (при использовании модуля «АСПРОМ.Управление ПСД») и т.д. (Рис. 3)
- признаки конфиденциальности и доступности для всех юридических лиц и филиалов, от которых зависит разграничение прав доступа к документам
- отслеживание необходимости и сроков ответа на входящие/исходящие письма
- возможность ведения унифицированного списка тем документов (для удобства категоризации)
- связи документов: входящий – исходящий, основной документ – приложение, аннулированный документ – аннулирующий и пр. (при использовании компонента «АСПРОМ.Связи»)
- возможность создания документов на основании (с автоматическим заполнением некоторых полей карточки и обеспечением необходимых связей документов)
Рис. 2. Карточка исходящего документа (основные атрибуты)
Регистрация документов
Регистрация документов производится в соответствии с рекомендациями ГСДОУ.
Для регистрации документов в соответствии с ГСДОУ предусмотрены следующие возможности:
- возможность настройки нескольких мест регистрации
- ведение номенклатуры дел с возможностью указания архива, в который сдано дело (после закрытия), и отслеживания сроков хранения (Рис. 3)
- ведение необходимого числа журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов (Рис. 4)
- автоматическое присвоение регистрационного номера требуемого формата (в зависимости от выбранного журнала регистрации)
- возможность установки очередного регистрационного номера (для начала работы с Системой с середины года)
- возможность указания номера, присвоенного документу контрагентом
- возможность указания способа доставки документа, а также проставления отметки о доставке исходящего документа адресату (дата и время)
- отслеживание местоположения бумажного документа в организации (в подразделении, у конкретного сотрудника)
- возможность вставки штампа в файл входящего письма с указанием регистрационного номера и наименования юридического лица или филиала организации
Рис. 3. Карточка дела
Рис. 4. Карточка журнала регистрации
Рис. 5. Карточка исходящего документа (атрибуты регистрации)
В основе модуля лежит простота и привычные приемы работы с официальной перепиской и управленческими документами в организациях.
Для делопроизводителей создано представление, которое визуально ничем не отличается от обычного журнала регистрации документов, который делопроизводители ведут в бумажном виде или в файле Excel (Рис. 6). Перечень отображаемых столбцов преднастроен, но доступен для редактирования самим пользователем.
Также для удобства пользователей настроено навигационное меню, которое позволяет быстро перейти к нужному разделу модуля (Рис. 6).
Рис. 6. Список регистрации входящих документов
Для быстрой отправки исходящего документа адресатам по электронной почте модуль «АСПРОМ.Делопроизводство» предоставляет возможность автоматического формирования eml-файла с вложенными документами.
При этом исходящий адрес и текст письма настраиваются для каждого юридического лица или филиала организации, а адреса контрагентов и тема сообщения автоматически подставляются из атрибутов карточки исходящего документа.
Автоматизированные в рамках модуля бизнес-процессы по работе с документами
Модуль «АСПРОМ.Делопроизводство» включает в себя наиболее распространенные процессы работы с документами.
Для каждого этапа процесса есть возможность задать сроки обработки документа, также настроена отправка уведомления об истечении срока (о приближении срока) как исполнителю задания, так и его руководителю.
Процесс состоит из следующих шагов:
- получение документа и регистрация канцелярией, отправки на рассмотрение
- при необходимости дополнительное рассмотрение документа и дозаполнение атрибутов карточки сотрудниками, ответственными за предметную область (сотрудниками производственных подразделений, выделенным сотрудником отдела делопроизводства)
- вынесение резолюции руководителем (при необходимости)
- отправка документа в подразделения на исполнение или ознакомление
- уведомление об исполнении поручения, изменение статуса документа на «Исполнен»
Рис. 7. Схема процесса «Работа с входящими документами»
В процессе доступно указание срока исполнения поручения по документу, выбор контролера для проверки исполнения поручения.
Процесс состоит из следующих шагов:
- формирование поручения по документу
- исполнение поручения
- контроль исполнения поручения
- уведомление инициатора об исполнении/прекращении работы по поручению
Рис. 8. Схема процесса «Формирование и отправка поручения на исполнение»
Для каждого этапа процесса есть возможность задать срок работы с документом, также настроена отправка уведомления об истечении срока (о приближении срока).
Процесс состоит из следующих шагов:
- подготовка документа в Системе
- согласование документа
- распечатка и подписание документа у руководителя
- регистрация документа канцелярией и отправка адресату
- контроль доставки документа адресату (дата и время)
Рис. 9. Схема процесса «Работа с исходящими документами»
Для каждого этапа процесса есть возможность задать срок работы с документом, также настроена отправка уведомления об истечении срока (о приближении срока).
Процесс состоит из следующих шагов:
- подготовка документа в Системе
- согласование документа
- распечатка и подписание документа у руководителя
- регистрация документа канцелярией
- рассылка канцелярией документа на ознакомление (при необходимости с подтверждением ознакомления)
Рис. 10. Схема процесса «Работа с внутренними документами»
Руководитель: использование модуля «АСПРОМ.Делопроизводство» позволяет организовать эффективную работу с документами.
Как следствие, получаем следующий бизнес-эффект:
- ускоряется поиск и доступ сотрудников к корреспонденции и ОРД
- обеспечивается разграничение прав доступа к конфиденциальным документам
- обеспечивается соблюдение требований стандартов и регламентов организации за счет использования шаблонов документов и автоматизированных процессов обработки документов
- становится прозрачным контроль исполнения поручений и резолюций руководителей
- упрощается процедура своевременного ознакомления сотрудников организации с документами
Делопроизводитель: с использованием модуля «АСПРОМ.Делопроизводство» упрощается процедура регистрации и диспетчеризации корреспонденции и ОРД.
Значительно сокращается время, затрачиваемое делопроизводителями на регистрацию документов, направление документов на резолюцию и ознакомление, отправку контрагентам. Также сводятся к минимуму ошибки при регистрации документов, связанные с человеческим фактором. Дополнительно благодаря структурированному архиву и системе поиска сотрудники самостоятельно находят документацию в архиве и не отвлекают на поиски делопроизводителей.
Сотрудник: с использованием модуля «АСПРОМ.Делопроизводство» оптимизируется работа с корреспонденцией и ОРД.
В частности, упрощается поиск документов, своевременно приходят задачи на рассмотрение документов, у сотрудников есть четкое понимание отведенного на работу с документом срока. Доступно и понятно использование шаблонов для подготовки исходящих документов.
