Компонент «АСПРОМ. Управление рабочими процессами»

Направление: 
Платформа: 

Решаемые бизнес-задачи

Современные организации, приступающие к внедрению системы управления документами (электронного архива документов), рано или поздно приходят к пониманию необходимости не только в централизованном и структурированном хранении документов, но и в автоматизации процессов прохождения этих документов в системе в электронном виде.

Таким образом, неотъемлемой составляющей современной полноценной системы электронного документооборота является модуль управления бизнес-процессами.

Компонент «АСПРОМ.Управление рабочими процессами» направлен на поддержку и повышение эффективности бизнес-процессов рассмотрения, согласования и утверждения документации, а также процесса выдачи поручений и контроля их исполнения.
Компонент «АСПРОМ.Управление рабочими процессами» позволяет решать следующие бизнес-задачи организации:
  • формализация и прозрачность автоматизированных бизнес-процессов организации
  • постановка задач и контроль их исполнения
  • организация совместной работы и взаимодействия сотрудников по рабочим вопросам
  • формализация ответственности сотрудников за участие в процессах рассмотрения, согласования и утверждения документов, а также в процессах, не связанных с документами
  • централизованная рассылка документов или уведомлений сотрудникам с контролем прочтения/ознакомления
Компонент «АСПРОМ.Управление рабочими процессами» входит в состав всех модулей:
«АСПРОМ.Делопроизводство»
Модуль позволяет организовать единый электронный архив документов (входящих и исходящих писем, ОРД и прочих управленческих документов) и автоматизировать процессы работы с ними
«АСПРОМ.Управление проектами и задачами»
Модуль предназначен для планирования и управления ресурсами, используемыми в проектах, составления графика работ и контроля исполнения работ по проектам
«АСПРОМ.Управление взаимодействием»
Модуль предназначен для организации удобного и эффективного планирования и осуществления взаимодействий с клиентами, а также накопления и использования опыта предыдущих взаимодействий для достижения наилучшего эффекта в работе организации
«АСПРОМ.Управление ПСД»
Модуль позволяет создать единый структурированный архив проектной и рабочей документации и предназначен для организации совместной работы сотрудников с документацией
«АСПРОМ.Управление ПСД для Заказчика»
Модуль позволяет организовать единый структурированный электронный архив ПСД и сопроводительной документации и автоматизировать процессы работы с ними с использованием настраиваемых матриц согласования

Описание компонента

Рабочий процесс представляет собой совокупность задач или уведомлений, формируемых по заданным в маршруте рабочего процесса правилам. Рабочие процессы могут запускаться вручную и автоматически по определенным событиям.

Модуль «АСПРОМ.Управление рабочими процессами» позволяет использовать как жестко заданные маршруты, так и свободную маршрутизацию.

При выборе свободного маршрута инициатор сам выбирает, кому отправить задачи на исполнение или уведомления, какой установить срок выполнения задач, в какой последовательности задачи должны быть выполнены. В качестве исполнителей задач рабочего процесса инициатор процесса может выбирать как конкретных сотрудников пофамильно, так и целые группы сотрудников, выделенные в организации (функциональные группы).

Жесткий маршрут представляет собой формализованную последовательность задач или уведомлений с возможностью ветвления в зависимости от определенных условий: результата выполнения предыдущей задачи, атрибутов приложенного документа, должности инициатора процесса и прочих параметров. В качестве исполнителей задач в жестких маршрутах, обычно, используются роли, управление которыми не требует участия разработчика и доступно бизнес-администратору.

В жестких маршрутах возможна установка сроков для каждой задачи процесса, а также автоматическое изменение значений атрибутов приложенных документов (например, статуса). Обычно, жесткие маршруты разрабатываются в организациях, понимающих необходимость ввода новых или поддерживания существующих регламентов работы с определенным перечнем бизнес-процессов.

И в свободном и в жестко заданном маршруте может использоваться как параллельная, так и последовательная маршрутизация задач.

Пользователь всегда может увидеть свои задачи, полученные на исполнение, или уведомления, а также запущенные им рабочие процессы.

В списке рабочих процессов пользователь видит все рабочие процессы, инициатором которых является он сам, либо пользователи, которых он замещает. В зависимости от состояния процесса (запущен/не запущен/завершен или просрочен/выполняется в срок) он выделяется в списке разным шрифтом и цветом (Рис. 1).

Список «Рабочие процессы» Рис. 1. Список «Рабочие процессы»

В списке задач пользователь видит все задачи, исполнителем которых назначен он или пользователи, которых он замещает. В зависимости от статуса задачи (в работе/выполнена, прочтена/не прочтена, срок не истек/просрочена) она выделяется в списке разным цветом и шрифтом (Рис. 2).

Список «Задачи» Рис. 2. Список «Задачи»
Создание и запуск рабочего процесса просты и интуитивно понятны пользователю.

Инициатор процесса заполняет атрибуты рабочего процесса и запускает его (Рис. 3). При необходимости перед запуском Инициатор процесса может приложить к рабочему процессу любой документ, хранящийся в Системе, написать подробное описание задачи, которую он намеревается поставить (доступна вставка рисунков, гиперссылок и пр.).

В случае жестких маршрутов заполнение атрибутов рабочего процесса может не требоваться.

Запуск рабочего процесса Рис. 3. Запуск рабочего процесса
Предусмотрены уведомления на почту о новых задачах.

О получении новой задачи пользователь может быть дополнительно проинформирован по электронной почте (на e-mail, указанный в учетной записи пользователя в Active Directory). Уведомление содержит ссылку на задачу в Системе

Выполнение задачи подразумевает нажатие кнопки «Выполнить» в карточке задачи.

В случае жестких маршрутов в задаче может быть доступен для выбора один из нескольких результатов выполнения (Согласовано/Не согласовано, Доработано/ Прекратить процесс и пр.).

Инициатор или любой участник рабочего процесса может привлечь к процессу дополнительный круг лиц, используя механизм подпроцессов.

Контроль хода выполнения процесса прост и доступен Инициатору и всем участникам процесса.

В любой момент времени Инициатор процесса или любой участник процесса может отследить выполнение задач по рабочему процессу, ознакомиться с комментариями, которые оставляют участники процесса (Рис. 4), просмотреть документы, прикладываемые другими участниками рабочего процесса.

Задача Рис. 4. Задача
Своевременность выполнения задач сотрудниками можно отслеживать при помощи отчета об исполнительской дисциплине.

Модуль «АСПРОМ.Управление рабочими процессами» позволяет формировать отчет об исполнительской дисциплине, отображающий количество выполненных и просроченных задач за период в разрезе подразделений и сотрудников.

В зависимости от дополнительных требований могут быть разработаны любые другие аналитические отчеты по рабочим процессам и задачам. Разработка отчетов производится с использованием SQL Server Reporting Services.

Эффект от внедрения

Руководитель: с использованием модуля «АСПРОМ.Управление рабочими процессами» автоматизированные процессы организации становятся прозрачными и управляемыми.
Как следствие, получаем следующий бизнес-эффект:
  • уменьшаются риски срыва сроков рассмотрения/согласования/утверждения документов за счет формализации процессов, сроков и ответственных
  • повышается исполнительская дисциплина за счет того, что каждое действие пользователя в Системе фиксируется
  • становится прозрачным контроль поставленных задач и поручений
  • становится возможным планирование загрузки за счет аналитики по производительности подразделений/сотрудников
  • упрощается процесс внедрения регламентов и стандартов организации
Сотрудник: каждый участник автоматизированного процесса или исполнитель поручения четко знает свою задачу и отведенный на ее выполнение срок.

Поскольку вся переписка по рабочим процессам хранится в едином централизованном хранилище, информация по ранее затрагиваемым вопросам всегда может быть найдена и использована для решения новых похожих бизнес-задач.

   Новости

На завершившемся в апреле 2018 года Втором Всероссийском открытом конкурсе «BIM-ТЕХНОЛОГИИ 2017» система Vitro-CAD компании Витро Софт была признана наиболее перспективной разработкой в сфере программного обеспечения для BIM. Система Vitro-CAD решает вопросы организации процесса обмена данными в строительных проектах на всех этапах «жизненного цикла» объектов капитального строительства. «Для нас большую ценность имеет признание системы Vitro-CAD экспертным сообществом» - отметил Олег Кукушкин, генеральный директор компании «Витро Софт»

Успешно сдана в промышленную эксплуатацию информационную систему управления проектно-сметной документацией. Специалисты ГК ASPROM Group разработали техническое задание на Систему, провели работы по настройке платформы Microsoft SharePoint 2013 позволяющие в структурированном виде хранить проектно-сметную документацию и вести учет ее движения – получение документации от Заказчика, передачу субподрядчикам и обособленным подразделениям в производство работ и т.д. Все запланированные работы были выполнены в срок и с надлежащим качеством.

   Мероприятия

Начало: 17.02.2017 11:00 (МСК)
17 февраля 2017 года состоится вебинар «Инженерный документооборот для проектных организаций. Обзор новых возможностей Vitro-CAD»
Для регистрации перейдите по ссылке

Начало: 22.06.2016 11:00

22 июля 2016 года состоится вебинар «BIM технологии: интеграция Autodesk Revit и Vitro-CAD»

Для регистрации перейдите по ссылке